Há duas coisas universais que toda e qualquer empresa precisa fazer:

1. Registrar seus gastos e receitas e cuidar muito bem do fluxo de caixa (para o dinheiro não acabar, ou pelo menos ver quando acabará)
2. Ter um contador para construir declarações e fazer sua ponte com as entidades governamentais que te cobram impostos

Porém, algumas empresas se empolgam com o 2º ponto e deixam também o 1º nas mãos do contador, simplesmente por preguiça de registrar a parte financeira.
A questão é que para cuidar da saúde financeira da empresa e analisar os cenários de curto e longo prazos é preciso de um registro bem feito. Tal precisão só é possível por quem faz parte do dia a dia da empresa.
Neste artigo o objetivo é explicar o que é responsabilidade do seu contador, para ajudar você, empreendedor, a cobrá-lo. Da mesma forma, também mostrarei como você pode facilitar a vida dele e, de quebra, melhorar sua gestão financeira.
O que é responsabilidade do Contador
No Brasil, toda empresa deve ter uma pessoa com um CRC (número do conselho regional de contabilidade) que possa representa-la e fazer a ponte com as instituições governamentais. Normalmente, pequenas empresas contratam escritórios de contabilidade que fazem isso.
O que cada Contador faz com a empresa contratante varia com base no acordo feito. Seguem aqui as principais entregas:

• Relatórios (entregues para a empresa)
  • Balanço patrimonial (anual)
  • DRE (Demonstração de Resultados do Exercício – anual também)
• Declarações
  • Declaração anual de imposto de renda (Receita)
  • Declaração de serviços prestados (Município)
  • Declaração de notas fiscais de compras e vendas de Produtos (NovaGIA)
  • Declaração de venda a pessoa física (Nota Fiscal Paulista)
  • SPED (Estado – em caso de venda de produtos)
• Emissão de guias para pagamentos de impostos
  • Cada imposto tem o seu dia certo de vencimento no mês (para ver os impostos que incidem sobre notas fiscais, clique aqui)

Lembrando que a prática de repassar o dinheiro para que o próprio contador faça os pagamentos é totalmente não recomendada. O ideal é que ele envie as guias e a empresa faça os pagamentos.
Toda a burocracia ligada à Folha de pagamento (caso você tenha funcionários) também pode ser feita pelo Contador. Nesse caso, os principais que ele deverá gerar são:

• Guias de impostos
  • FGTS
  • DARF para o IRPF
  • GPS (INSS)
  • Guia para pagamento do Sindicato
• Declarações
  • Sefip (demonstrativo do cálculo de INSS)
  • GFIP (demonstrativo de FGTS)
  • Conectividade Social (para saque de FGTS)
  • RAIS (relação anual de informações sociais, sobre salários, funcionários etc)
  • CAGED (mensal, informando as demissões e admissões feitas mês a mês)

Em que pontos você consegue ajudar o Contador
Tudo que o Contador precisa entregar (de declarações e guias) depende diretamente do que aconteceu na sua empresa: notas fiscais emitidas (receitas) e os gastos – todos bem classificados e com notas fiscais coletadas.
O primeiro passo é emitir as notas fiscais sobre as vendas feitas, já que os futuros impostos que você pagará dependem diretamente disso.
Em segundo lugar, é preciso fazer um registro do seu fluxo de caixa: tudo que entrou e saiu deve ser detalhadamente registrado e, então, enviado mensalmente para o Contador.
“Ah, mas eu não tenho tempo de fazer esse processo, por isso é o meu contador quem faz tudo”
Se você envia simplesmente um apanhado de notas, o Contador vai conseguir se virar e montar as declarações, balanço, DRE etc. (na base do chute, mas vai), mas aí a análise que você precisa fazer sobre a situação da sua empresa sai MUITO prejudicada.
Análise e planejamento financeiro: o poder de decisão de quem registra suas informações
Aqui é muito simples: quem não tem informações não consegue tomar decisões.
Como saber onde cortar custos se você não sabe para onde o dinheiro está indo ou mesmo se esses investimentos trazem um retorno satisfatório?
Ao fazer um controle básico do fluxo de caixa da sua empresa, classificando os gastos e receitas, você pode analisar as áreas onde você está gastando mais dinheiro ou com quais clientes você gasta ou ganha mais.
Com isso, você verá também que será muito válido fazer um planejamento para o curto prazo do seu fluxo de caixa: estimar o que entrará de novas vendas, quais são seus custos mensais básicos etc. Assim, você poderá se preparar muito melhor para o futuro e evitar o pagamento de multas ou juros por causa do valor negativo na conta.
Legal, mas como faço todo esse registro?
Apesar do Excel ser uma opção muito comum, ele é pouco profissional e você fica a sujeito a falhas do arquivo ou mesmo do seu computador (vírus, quebra etc.).
Abraços,
Luiz Piovesana (por contadores que facilitam a vida de empreendedores e vice-versa)
p.S.: caso sua empresa esteja no Simples Nacional, veja aqui 8 dicas para fiscalizar seu contador.